Hogyan készüljünk a hatósági ellenőrzésre?

Felelős és helyettes már az ellenőrzés előtt

Legyen kijelölt kapcsolattartó, aki tudja, hol érhetők el az iratok, és kit kell bevonni egy kérdés tisztázásához. Távolléte esetére helyettesre is szükség van. A közösen használt, rendezett dokumentumtár segít elkerülni, hogy a szükséges adat egyetlen kolléga levelezésében maradjon.

Az ellenőrzés kezdetén

Tisztázni kell az ellenőrzés tárgyát, értesíteni az illetékes vezetőt, és biztosítani a szükséges együttműködést. Az átadott iratokról érdemes nyilvántartást vezetni. Ha egy adat nem ismert, találgatás helyett annak ellenőrzését és pontosítását kell megszervezni.

A jegyzőkönyvet figyelmesen át kell olvasni, az észrevételeket és a további teendőket pedig rögzíteni. A határidők és vállalások kapjanak felelőst.

Munkaügy: a teljes iratlánc számít

Néhány munkavállaló adatainak végigkövetése gyorsan megmutatja, hol tér el egymástól a dokumentáció és a gyakorlat. A vizsgálat ne álljon meg a munkaszerződés megléténél.

• Munkaszerződés, munkakör, munkavégzési hely és bejelentés.
• Beosztás, tényleges jelenlét, szünetek, szabadság és rendkívüli munkaidő.
• Bérjegyzék, levonások és a tényleges kifizetés igazolása.
• Az alkalmazott foglalkoztatási forma sajátos feltételei.

Munkavédelem és tűzvédelem: a helyszín is bizonyíték

A kockázatértékelésnek a tényleges munkát, gépeket és anyagokat kell tükröznie. Az oktatás, a védőeszközök, a szükséges vizsgálatok és a baleseti dokumentáció mellett a napi használatot is ellenőrizni kell.

A tűzvédelmi eszközök megléte önmagában nem elég: hozzáférhetőségük, karbantartásuk és a menekülési útvonalak állapota is számít. A dokumentumok ellenőrzését helyszíni bejárás egészítse ki.

Környezetvédelmi adatok egyeztetése

Az engedélyeket a tényleges tevékenységgel és kapacitással kell összevetni. A hulladékmozgások, partnerengedélyek, termékadatok és kapcsolódó nyilvántartások legyenek visszakereshetők. A telephelyi változások vagy új gépek további felülvizsgálatot tehetnek szükségessé.

Kéthetes felkészülési mintaterv

A kiadvány kéthetes mintája a belső felkészülés megszervezését segíti. Az eltérések tényleges javítási ideje a feladattól függ.

• 1–2. nap: feladatkör, felelősök és dokumentumhiányok áttekintése.
• 3–5. nap: munkaügyi és béradatok mintavételes ellenőrzése.
• 6–7. nap: munkavédelmi és tűzvédelmi bejárás.
• 8–9. nap: környezetvédelmi iratok és helyszíni állapot egyeztetése.
• 10–11. nap: próbainterjú és az iratok előkeresésének gyakorlása.
• 12–14. nap: javítások, bizonyítékok és nyitott feladatok rögzítése.